Modelo de Gobernanza de Datos (Data Governance Model)

Operador y contacto: Gabriel Salas Troya, persona natural que opera bajo la marca AmparoLex. Correo provisional para soporte, privacidad y consultas sobre el servicio: amparolexcol@gmail.com. Las referencias a AMPAROLEX en este documento identifican la plataforma y a su operador en el rol que corresponda.

Versión: 2026-09-30 Producto: AMPAROLEX

1. Principio rector

AMPAROLEX debe tratar solo los datos necesarios para prestar el servicio, proteger la plataforma, cumplir obligaciones contractuales y ejecutar instrucciones del abogado o firma juridica.

La regla interna es: si un dato no es necesario para una finalidad operativa, juridica, de seguridad o de cumplimiento, no debe recolectarse ni conservarse.

2. Clasificacion de datos

2.1 Datos operativos de plataforma

Datos necesarios para que AMPAROLEX funcione como SaaS:

• identificacion de usuario, correo, documento, tarjeta profesional;
• credenciales, hash de contrasena, recuperacion y verificacion;
• roles, permisos, tenant, firma o equipo;
• perfil profesional, foto, avatar, contacto y visibilidad configurada;
• suscripcion, cupos, pagos, facturacion, saldos y transacciones;
• dispositivos, web push, Telegram u otros canales de notificacion;
• logs de acceso, seguridad, errores, sesiones y auditoria;
• soporte, reclamos, incidentes y evidencias contractuales.

Rol principal: AMPAROLEX puede ser Responsable para estos datos cuando decide medios y finalidades operativas.

2.2 Datos procesales por encargo

Datos vinculados al seguimiento judicial definido por el abogado:

• radicado o llave de proceso;
• despacho, jurisdiccion, corporacion, correo del despacho cuando aplique;
• partes, actuaciones, estados, documentos o metadatos publicos/semipublicos;
• relacion usuario/firma-proceso o instruccion de seguimiento;
• estado de sincronizacion, novedades y alertas;
• configuracion de monitoreo, pausa, eliminacion o cobro.

Rol principal: el abogado o firma es Responsable; AMPAROLEX actua como Encargado. Un mismo proceso puede tener varias instrucciones de seguimiento independientes registradas por usuarios distintos.

2.3 Datos sensibles o reforzados

Pueden aparecer incidentalmente en documentos judiciales o informacion de procesos. Deben tratarse con minimizacion, acceso restringido y controles reforzados. AMPAROLEX no debe incentivar su recoleccion salvo necesidad juridica real.

2.4 Datos en nubes conectadas por el usuario

Cuando el usuario conecta su propia nube o repositorio, AMPAROLEX debe tratar esos datos como datos bajo control del usuario o firma, salvo que AMPAROLEX los copie a infraestructura propia para una finalidad necesaria y documentada.

Ejemplos:

• carpetas de expedientes en Google Drive, OneDrive o Dropbox;
• bucket S3 propio de la firma;
• NAS o servidor local;
• correo o calendario corporativo;
• repositorio documental conectado.

Regla de gobierno: conectar no equivale a transferir propiedad ni finalidad a AMPAROLEX. Los permisos deben ser minimos y revocables.

3. Ciclo de vida del dato

1. Ingreso: cuenta, registro profesional, carga o consulta de proceso por instruccion.
2. Validacion: verificacion profesional, permisos, cupos y legitimidad operativa.
3. Uso: seguimiento, notificacion, organizacion y soporte.
4. Revision: actualizacion, correccion, pausa, bloqueo o reclamo en tramite.
5. Retencion: conservacion limitada segun finalidad, contrato o instruccion.
6. Salida: eliminacion, anonimimizacion, exportacion o devolucion cuando proceda.

4. Retencion por categoria

• Cuenta activa: durante la relacion contractual.
• Perfil profesional: mientras el usuario lo mantenga activo o visible.
• Logs de seguridad: plazo limitado segun riesgo, auditoria y defensa juridica.
• Pagos y facturacion: segun obligaciones contables, tributarias y contractuales.
• Seguimientos activos: mientras el abogado los mantenga activos o exista finalidad profesional.
• Seguimientos pausados: sin sincronizacion activa; conservar solo lo necesario para reactivar o eliminar.
• Seguimientos eliminados: supresion operativa de la relacion usuario/firma-proceso, salvo registros minimos de auditoria o cumplimiento.
• Backups: rotacion controlada; restauracion restringida; borrado segun politica tecnica.

5. Derechos y controles disponibles

La plataforma debe soportar:

• acceso a datos de cuenta;
• correccion y actualizacion;
• cambio de visibilidad de perfil y foto;
• suspension de monitoreo;
• eliminacion de instrucciones de seguimiento;
• cancelacion de cuenta;
• solicitud de supresion;
• registro de reclamos;
• bloqueo o restriccion temporal cuando exista disputa.

Para titulares finales incluidos en procesos, AMPAROLEX debe asistir al abogado Responsable sin asumir decisiones de fondo que corresponden al encargo profesional.

6. Gobierno de fuentes judiciales

El uso de fuentes judiciales debe cumplir:

• consulta individualizada, revision puntual o cartera profesional definida;
• finalidad juridica concreta;
• prohibicion de scraping indiscriminado;
• respeto de limites tecnicos razonables;
• trazabilidad de la instruccion de seguimiento registrada por usuario;
• no comercializacion ni redistribucion de informacion judicial.

Cuando existan APIs institucionales o acuerdos formales, deben preferirse sobre metodos fragiles o no documentados.

7. Registro de tratamiento por modulo

Cada modulo debe tener una ficha con:

• nombre;
• finalidad;
• datos tratados;
• rol de AMPAROLEX;
• Responsable o usuario que instruye;
• fuente;
• retencion;
• controles de acceso;
• eventos de auditoria;
• mecanismo de derechos;
• riesgos Colombia;
• riesgos GDPR;
• cambios documentales necesarios.

8. Matriz inicial de modulos

| Modulo | Datos principales | Rol AMPAROLEX | Control clave | | --- | --- | --- | --- | | Registro y login | correo, documento, credenciales, evidencia de aceptacion | Responsable operativo | seguridad, versionado contractual | | Perfil abogado | tarjeta profesional, foto, bio, contacto, visibilidad | Responsable operativo / Encargado segun dato | privacidad por defecto | | Seguimiento de procesos | radicado, partes, actuaciones, novedades, relacion usuario/firma-proceso | Encargado | instruccion del abogado, eliminar/pausar seguimiento | | Notificaciones | preferencias, dispositivos, alertas | Mixto | minimizacion de contenido | | Pagos/Juris | saldos, transacciones, factura | Responsable operativo | retencion contable | | Sincronizacion | estado sync, errores, fuente, ultima revision | Encargado/operativo | rate limiting, auditoria | | Soporte | tickets, evidencias, comunicaciones | Responsable operativo | acceso restringido | | Integraciones cloud del usuario | tokens limitados, rutas, permisos, metadatos de sincronizacion | Encargado o intermediario tecnico segun instruccion | OAuth minimo, revocacion, no copiar datos innecesarios |